כל ההבדלים בין חשבונית דיגיטלית לבין חשבונית נייר

מצד אחד כל בעל עסק רוצה למכור כמה שיותר מוצרים או שירותים. מצד שני, אף אחד לא אוהב להתעסק עם חשבוניות ולכן אך טבעי הוא שנרצה להבטיח לעצמנו מינימום טרחה וטרדה. כדי לצמצם את כמויות הזמן ותשומת הלב שאנחנו צריכים להקדיש לניהול חשבונות מסודר ובמיוחד בכל הקשור להנפקת חשבוניות ותיעודן כדאי קודם כל להבין מהם ההבדלים בין חשבוניות דיגיטליות לחשבוניות נייר.

מהי בעצם החשבונית הדיגיטלית?

כדי להבין מה משותף ומה מפריד בין חשבוניות דיגיטליות לבין חשבוניות נייר כדאי קודם כל להבין בדיוק מהו הסוג הראשון של החשבוניות (שהרי את חשבוניות הנייר כולנו מכירים).

חשבונית דיגיטלית הינה חשבונית המופקת באופן ממוחשב, אבל חשוב להדגיש שלא כל מסמך שמוקלד בוורד ונשמר במחשב יכול לשמש כחשבונית: על-מנת שהחשבונית תהיה מוכרת ע"י שלטונות המס, היא חייבת לכלול חתימה דיגיטלית, שכן ללא חתימה שכזו אין דרך לוודא את האותנטיות של החשבונית ואת תקפותה.

החשבונית הדיגיטלית – שנקראת גם חשבונית אלקטרונית – הפכה חוקית בשנת 2004 לאחר עדכון הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) ובעקבות חוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001.

ההבדלים העיקריים בין האופציה הדיגיטלית לנייר

העולם באופן כללי הופך דיגיטלי, ואך טבעי הוא שגם בתחום החשבוניות תוצע לנו האופציה נטולת הנייר. כדי לדעת האם היא אכן משתלמת, כדאי לקחת בחשבון את הפרמטרים הבאים:

* זמן – באופן כללי קל יותר להנפיק את החשבוניות הדיגיטליות מאשר את חשבוניות הנייר, וגם שליחתן ללקוחות השונים חוסכת לנו זמן יקר.

* גיבוי – אמנם גם העולם הדיגיטלי לא מבטיח לנו במלוא מאת האחוזים שהחשבוניות שהנפקנו לא ילכו לאיבוד, אולם הסיכון מזערי ולבטח קטן בשיעור ניכר מהסיכוי שפנקס חשבוניות יאבד לנו. בהקשר זה כדאי לדעת שעותק של כל חשבונית דיגיטלית נשלח אוטומטית למייל שלנו כאמצעי גיבוי נוסף, כך שאפשר להיות רגועים לחלוטין.

* עיצוב – החשבוניות הדיגיטליות נראות טוב יותר, משדרות עדכניות וקדמה ובנוסף ניתן לשנות את העיצוב שלהן (אם למשל שיניתם כתובת) באופן מידי כך שנחסכת ההתלבטות מה לעשות עם 10 פנקסי חשבוניות שכבר הודפסו עבורנו אבל הפרטים עליהם לא עדכניים.

* ידידותיות לסביבה – החשבונית האלקטרונית מצמצמת את הפגיעה בסביבה, וגם זהו יתרון חשוב בימינו.

אילו חשבוניות ניתן להנפיק באופן דיגיטלי?

ניתן להשתמש באופציה הדיגיטלית להנפקת כל סוגי החשבוניות שבהן משתמשים עסקים, ובפרט עבור 3 סוגי החשבוניות העיקריים: חשבונית מס, חשבונית עסקה וקבלה. חשבונית מס היא חשבונית שאותה מנפיקים עסקים מורשים (כלומר כאלה שמחויבים בתשלום מע"מ) עבור כל מכירה של מוצר או שירות, חשבוניות עסקה הן החשבוניות שמנפיקים עסקים פטורים, גם כן עבור מכירת מוצרים או שירותים, וקבלה היא המסמך המעיד על קבלת התשלום עבור השירות או המוצר. במקרים רבים תונפק חשבונית מס קבלה, כלומר מסמך אחד שמשלב גם את ההצהרה על המכירה וגם את קבלת התמורה, וזאת כדי להימנע מהצורך להתעסק עם חשבוניות רבות מדי.

עוד כדאי לדעת כי לפני המעבר להנפקת חשבוניות אלקטרוניות יש ליידע את פקיד השומה (אין צורך לקבל ממנו אישור, אולם כן חובה ליידע).

המכנה המשותף בין החשבוניות הדיגיטליות לבין חשבוניות הנייר

כאמור ישנם לא מעט הבדלים בין חשבונית דיגיטלית לבין חשבונית נייר, אבל ישנו גם מכנה משותף נרחב: בשני המקרים ישנה חובה לציין באופן ברור כי מדובר ב"חשבונית מס" או "חשבונית עסקה", לכל חשבונית חייב להיות מספר סידורי ייחודי, על החשבונית חייבים להופיע פרטי העסק (שם, כתובת, טלפון ומספר עוסק), פירוט העסקה (כלומר המוצרים והשירותים שנמכרו), גובה הסכום שנדרש עבור אותם שירותים ומוצרים, תאריך ביצוע העסקה ובחלק מהמקרים גם פרטי הלקוח (ואם מדובר בלקוח עסקי, גם מספר הח.פ. שלו).